Mục lục 1. Không được hủy hóa đơn đã lập trong một số trường hợp 2. Các loại sai sót và cách xử lý 3. Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế do sai sót thì phải làm gì? 4. Có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai giống nhau không? 5. Trường hợp nhận được thông báo rà soát của cơ quan thuế 6. Những quy định mới về xử lý hóa đơn không lập sai 7. Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh/thay thế 8. Bảng tóm tắt
Nhằm tăng cường minh bạch, tháo gỡ khó khăn và tạo thuận lợi hơn cho người nộp thuế, Chính phủ đã ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trong đó có nhiều điều chỉnh đáng chú ý liên quan đến việc thay thế, điều chỉnh hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Dưới đây là những điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi áp dụng quy định mới:
1. Không được hủy hóa đơn đã lập trong một số trường hợp
Hóa đơn đã lập sẽ không được phép hủy nếu:
-
Đã được cấp mã hoặc dữ liệu đã được gửi đến cơ quan thuế dù chưa gửi cho người mua.
-
Thay vào đó, phải thực hiện điều chỉnh/ thay thế theo lỗi sai cụ thể.
2. Các loại sai sót và cách xử lý
- Sai tên, địa chỉ người mua:
- Không cần lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT.
-
Sai các nội dung còn lại (mã số thuế, tiền, hàng hóa, dịch vụ, thuế suất…):
-
Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn lập sai, không lập mẫu 04/SS-HĐĐT.→ Nếu sau đó lại tiếp tục phát hiện sai thì xử lý thống nhất theo lần đầu (điều chỉnh/thay thế) theo nguyên tắc
-
Hóa đơn điều chỉnh (Fn) là điều chỉnh cho hóa đơn gốc (F0),
-
Hóa đơn thay thế (Fn) là thay thế cho hóa đơn liền kề trước (Fn-1).
-
Trường hợp theo quy định hóa đơn đã lập sai không có ký hiệu, số hóa đơn thì chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh.
-
📝 Trên hóa đơn điều chỉnh thì: giá trị điều chỉnh tăng ghi (+), điều chỉnh giảm ghi (-)
3. Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế do sai sót thì phải làm gì?
-
Nếu là tổ chức, doanh nghiệp, hộ/cá nhân kinh doanh: cần có văn bản thỏa thuận với bên mua nêu rõ nội dung sai.
-
Nếu người mua là người tiêu dùng: thông báo trên website hoặc trực tiếp tới người mua.
4. Có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai giống nhau không?
- CÓ. Trong cùng một tháng, nếu có nhiều hóa đơn phát hành sai cùng nội dung với cùng một người mua, doanh nghiệp được phép lập 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế duy nhất kèm bảng kê các hóa đơn đã lập sai theo Mẫu 01/BK-ĐCTT.
5. Trường hợp nhận được thông báo rà soát của cơ quan thuế
- Khi nhận được yêu cầu rà soát theo Mẫu 01/TB-RSĐT từ cơ quan thuế, người bán có trách nhiệm rà soát và thực hiện xử lý hóa đơn sai sót theo đúng quy định.
6. Những quy định mới về xử lý hóa đơn không lập sai.
-
Trường hợp khi thanh/quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng trên cơ sở khối lượng của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì thực hiện lập hóa đơn mới đối với số chênh lệch phát sinh: tăng ghi (+) hoặc giảm ghi (-).
-
Trường hợp chiết khấu thương mại thì được lựa chọn 01 trong 02 cách:
-
Số tiền chiết khấu được ghi trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau đảm bảo số tiền chiết khấu không vượt quá giá trị hàng hóa dịch vụ ghi trên hóa đơn
-
Được lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh.
-
- Trường hợp trả lại hàng hóa dịch vụ:
- Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, hoặc người mua lập hóa đơn giao cho người bán (nếu các bên có thỏa thuận).
-
Nếu hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, sở hữu theo quy định pháp luật và đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại người mua lập hóa đơn cho người bán (trừ trường hợp người mua không được sử dụng hóa đơn).
-
Trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định pháp luật về KD bảo hiểm: căn cứ văn bản 02 bên, người bán lập HĐ điều chỉnh, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền.
-
Trường hợp đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ, kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán/chuyển nhượng sau đó huỷ/chấm dứt giao dịch và huỷ một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập.
-
Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phát sinh giao dịch hoàn phí dịch vụ thanh toán thẻ ngân hàng thì thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn không cần có thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn số…”
-
Trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông mà khách hàng sử dụng thẻ trả trước để thanh toán cho cước trả sau, nhắn tin ủng hộ từ thiện, dịch vụ khác và khi bán thẻ cào: Doanh nghiệp viễn thông căn cứ vào dữ liệu trên bảng kê hoặc biên bản làm việc với đối tác, khách hàng để lập hóa đơn điều chỉnh.
7. Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh/thay thế
- HĐ điều chỉnh/thay thế phát sinh do lập sai nội dung (MST, số tiền, hàng hóa/dịch vụ, thuế suất,…) thì người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế (kỳ HĐ đã lập sai/kỳ gốc);
- Ví dụ: ngày 01/5 mua HH đã lập HĐ trị giá 10tr, đến ngày 01/6 phát hiện sai đơn giá, người bán lập HĐ điều chỉnh tăng 1tr thì: cả 2 khai bổ sung vào kỳ khai thuế tháng 5.
- HĐ điều chỉnh phát sinh do có sự kiện xảy ra (như các trường hợp trên) thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
- Ví dụ: ngày 01/5 mua HH đã lập HĐ trị giá 10tr, đến 01/6 người mua trả lại hàng và người bán lập HĐ điều chỉnh giao cho người mua thì: cả 2 khai bổ sung vào kỳ khai thuế tháng 6.
8. Bảng tóm tắt
| Trường hợp hóa đơn phát sinh sai sót | Hình thức xử lý | Kỳ kê khai bổ sung của người bán | Kỳ kê khai bổ sung của người mua | Biểu mẫu liên quan |
|---|---|---|---|---|
| Sai tên, địa chỉ người mua (không sai MST) | Thông báo với cơ quan thuế (không lập lại hóa đơn) | Không cần kê khai lại | Không cần kê khai lại | Mẫu 04/SS-HĐĐT |
| Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, quy cách hàng hóa… | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (kèm văn bản thỏa thuận) | Kỳ phát sinh hóa đơn bị sai (hóa đơn gốc) | Kỳ phát sinh hóa đơn bị sai (hóa đơn gốc) | Mẫu 04/SS-HĐĐT & Mẫu 01/BK-ĐCTT (nếu nhiều hóa đơn sai cùng 1 người mua) |
| Điều chỉnh hóa đơn do chiết khấu, giảm giá, đối soát, v.v. | Lập hóa đơn điều chỉnh | Kỳ lập hóa đơn điều chỉnh | Kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh | Mẫu 04/SS-HĐĐT |